Version April 2021

Inhalt

1. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
2. Was sind personenbezogene Daten?
3. Welche Daten werden genutzt?
4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
9. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?
10. Wie Sie an die Fortsetzung Ihrer Bewerbung erinnert werden.
11. Ergänzung zur Datenschutzerklärung seitens Prescreen.

IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN IM BEWERBUNGSVERFAHREN

Informationen zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie sich bei Aramark bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

Zu Zwecken der vorliegenden Datenschutzerklärung bezieht sich „Aramark“ gemeinschaftlich auf die Aramark Holding Deutschland GmbH als Prozessverantwortliche für das Assessment und die jeweilige Konzerngesellschaft, bei der Sie eine Anstellung anstreben oder angestellt oder beschäftigt sind (Aramark, wir, unser/e/er). Diese Gesellschaften gelten als eigenständige Verantwortliche Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und sind unter der in Anhang 1 genannten Adresse erreichbar.

1. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter datenschutzbeauftragter@aramark.de.

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Welche Daten werden genutzt?

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Nutzung des E-Recruiting-Systems Prescreen werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

• Bewerberstammdaten (z.B. Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
  
  
• Logindaten (z.B. Ihr Passwort)
  
  
• Qualifikationsdaten (z.B. Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
  
  
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. frühestmöglicher Eintrittstermin, Mitarbeiter-Werbung)
  
  
• die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
  
  
• freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
  
  
• zu vorgenannten freiwilligen Angaben gehört auch die Angabe besonders sensibler personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben). Daten dieser Art werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht von uns abgefragt. Wir bitten Sie daher grundsätzlich davon abzusehen, in Ihren Bewerbungsunterlagen entsprechende Angaben zu besonders sensiblen Daten zu machen.
  
  

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

 a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses – § 26 Abs. 1 BDSG, ggfs. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und / oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Sofern uns besondere personenbezogene Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden wie z.B. Gesundheitsdaten in Form von Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft, verarbeiten wir diese ausschließlich nur, sofern dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3BDSG.

Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

• Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
  
  
• weitere Verarbeitung(en), die auf eine Einwilligung gestützt werden (z.B. Versenden einer Erinnerungs-E-Mail zur Fortsetzung Ihrer Bewerbung). Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben.

Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Für weitere Informationen zu Ihren Betroffenenrechten und wie Sie diese ausüben können, beachten Sie bitte untenstehende Ziffer 7.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt. Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen oder der Betriebsrat von Aramark sein.

Als externen Dienstleister setzen wir Prescreen International GmbH ein. Die Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien (nachfolgend „Prescreen“), betreibt das E-Recruiting-System Prescreen unter der Domain *.jobbase.io (nachfolgend „jobbase.io“). Jobbase.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in jobbase.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.  

Mit Prescreen wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen, in der sich Prescreen, sofern und soweit Prescreen Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag und für die Zwecke von Aramark verarbeitet, zur Einhaltung von technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutze Ihrer Daten verpflichtet hat.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

1. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
   
   
2. Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für zwei weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
   
   
3. Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
   
   
4. Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
   
   

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

1. Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
   
   
2. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können ferner die Einschränkung der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten für die Dauer eines Beschwerdeverfahrens oder aus spezifischen anderen Gründen verlangen. Etwaigen weiteren Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, teilen wir jede Berichtigung, Löschung oder Verarbeitungseinschränkung mit; sofern Sie dies verlangen, unterrichten wir Sie über diese Empfänger.
   
   
3. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
   
   
4. Sofern und soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung durch den Widerruf nicht berührt wird.
   
   
5. Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
   
   
6. Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
   
   
7. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
   
   
8. Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutzbeauftragter@aramark.de Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.
   
   

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an jobbase.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in jobbase.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen.  In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbungen abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen.  Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

10. Wie Sie an die Fortsetzung Ihrer Bewerbung erinnert werden

Sollten Sie Ihre Bewerbung nicht abgeschlossen haben, erhalten Sie, sofern Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, zwei Tage nach Ihrer letzten Bearbeitung Ihrer Bewerbung eine Erinnerung, die Bewerbung abzuschließen. Sollten Sie Ihre Bewerbung nicht abschließen, werden wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen und Ihre uns bis zu diesem Zeitpunkt übermittelten Daten und Unterlagen nicht verwenden. Sofern Sie Ihre Bewerbung auch nach Erhalt der Erinnerung nicht weiter bearbeiten, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Versand der Erinnerung gelöscht.  

11. Ergänzung zur Datenschutzerklärung seitens Prescreen

Für die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen ist nicht Aramark verantwortlich, sondern Prescreen:

   Prescreen International GmbH

   Mariahilfer Straße 17

   A-1060 Wien

Bei datenschutzrechtlichen Fragen an Prescreen wenden Sie sich bitte an datenschutz@prescreen.io.

 a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten

Beim Zugriff auf die Domain jobbase.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von Prescreen erfasst:

• Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
  
  
• Browsertyp/ -version,
  
  
• verwendetes Betriebssystem,
  
  
• URL der zuvor besuchten Webseite,
  
  
• übertragene Datenmenge,
  
  
• anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht,
  
  
• Name der abgerufenen Dateien,
  
  
• http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
  
  
• und URL der aufgerufenen Webseite,
  
  
• Zugriffsart (GET,POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von Prescreen für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

 b) Cookies

Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

Folgende Cookies werden durch Prescreen genutzt: